三上 知子今回は技術者/エンジニアの転職活動終盤である内定後の対応時に知っておきたいビジネスマナー、書類を送付する時についてご紹介します。
入社前の準備は書面でのやりとりが増える
応募エントリーや面接日の調整、内定承諾といった選考プロセスにおいて、企業とのやりとりはwebやメールで行うことが多い昨今ですが、いざ入社となると紙媒体が増えます。たとえば、雇用契約書、給与振込口座確認、扶養家族に関する申告やエビデンス等です。これらの書類は企業から直接郵送されてくるので、必要事項を記入し期限までに返送するパターンが多く見られます。
封筒に入れてポストへ！の前に
既に社会人経験のある方ならおわかりかと思いますが、ビジネスシーンにおいて企業へ書類を送付する際には『添え状』を付けるのがマナーというものです。企業側から指定された書類を入れて封をする前に、添え状を同封しましょう。
添え状は『送付状』や『カバーレター』などの言い方もあります。表紙のようなものですね。
添え状に書くこと
ご挨拶を兼ねて、今回の送付書類を明確にします。送る側も受け取る側も、添え状で同封書類の確認をすることができます。
- 送付日付
書類を送付する年月日。記入位置は右寄せ。 - 宛先
企業名、部署名、担当者名（役職の方の場合は「課長●●様」、担当の方のお名前がわからない場合は「採用課 御中」というふうに部署名に「御中」を）。記入位置は左寄せ。 - 差出人
氏名、住所、常時連絡のつく電話番号など。記入位置は右寄せ。 - 件名
今回の書類送付目的「入社書類送付について」。記入位置は中央。 - あいさつ文
「拝啓 ●●の候･･･」と季節のご挨拶から始め、本文、「敬具」で締めます。 - 記書き
中央に「記」とし、以下に送付書類を箇条書きに記入します。最後に「以上」を忘れずに。※送付する書類が１～２通程度の場合は、あいさつ文の中に「○○と△△を送付します」と書類名を記載し、件名と記書きは省略しても良いでしょう。
『あいさつ文の書き出しがわからない、とくに時節が。』という方に！
安心してください、はいてますよ。。。イヤ、教えますよ。
書き出しの部分「拝啓 ●●の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。」の●●部分は、時期により下記のように使いわけましょう。
- 春 ： 3月「早春の候」 4月「陽春の候」 5月「暮春の候」
- 夏 ： 6月「向夏の候」 7月「盛夏の候」 8月「残夏の候」
- 秋 ： 9月「初秋の候」 10月「仲秋の候」 11月「晩秋の候」
- 冬 ： 12月「初冬の候」 1月「初春の候」 2月「向春の候」
添え状サンプル
文章はパソコンで作成しても、手書きでも大丈夫です。字に自信がない方でも丁寧に仕上げれば、手書きも気持ちが伝わって良いと思いますよ。
送付物チェックも忘れずに
肝心なのは、送付すべき書類に記入漏れや同封漏れが無いようにすることです。また、封筒の宛先に誤字はないか、差出人の住所氏名も記載したか、最後にチェックして投かんしましょう。